Datum:31 maj 2023
Tid: 19.00
Plats: Kajutan (Backatorpsskolan)
Styrelsen för Backatorps Samfällighetsförening kallar härmed samtliga medlemmar med radgarage i Backatorps Samfällighet till extra stämma 31 maj 2023 kl. 1900, Kajutan (Backatorpsskolan).
Observera att det endast är medlemmar med radgarage som kallas
Syftet med stämman är att ta ställning till styrelsens förslag om att våra radgarage skall uppgraderas för att möjliggöra elladdning av bilar i radgaragen.
Stämman skall besluta om val av en leverantörs anbud för uppgradering till laddning av elbil eller avslå förslaget om elladdning i sin helhet. Om stämman godkänner förslaget på leverantör skall stämman även ta ställning till styrelsens förslag om lånefinansiering.
En mer detaljerad beskrivning av bakgrunden till förslaget framgår på efterföljande sidor.
Dagordning på extrastämman
Stämmans öppnande
Val av ordförande och sekreterare
Godkännande att stämman utlysts i behörig ordning
Godkännande av dagordning
Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare
Fastställande av röstlängd
Styrelsens redovisning av bakgrunden till förslaget
Styrelsens förslag 1,2 och 3
Mötets avslutande
Bakgrund till extrastämman
Styrelsen har sedan 2017 undersökt möjligheten att ladda bilar i våra radgarage. I april i år gav Lantmäteriet till slut besked att vårt anläggningsbeslut nu har ändrats. Därmed har samfälligheten laglig rätt att göra de eltekniska förbättringar som behövs för att vi kan installera laddboxar på alla 79 platserna i radgaragen. För att detta skall ske krävs också att en majoritet av medlemmarna extrastämman godkänner det företag som skall utföra installationen och även godkänner lånefinansieringen.
Anläggningsbeslutet innebär att samfälligheten kan utrusta radgaragen med sådan utrustning som behövs för att kunna ladda elfordon samt avläsningsmöjligheter som medger att elförbrukningen får betalas av den enskilde förbrukaren. Det bör observeras att på samma sätt som samfälligheten äger radgaragen så är det samfälligheten som kommer att äga all laddutrustning och inte den enskilde medlemmen.
Styrelsen har tidigare gått ut med en anbudsförfrågan om installation av laddutrustning mm till tio olika företag. Fyra företag har svarat och efter utvärdering föreslår styrelsen i nuläget att stämman godtar företaget Zeri Electris anbud. Det återstår dock ännu att slutförhandla med Zeri vilket vi räknar med kan ske före extrastämman. Förutom att erbjuda det lägsta priset bedöms företaget ha rätt erfarenhet och kompetens. Inhämtade uppgifter tyder på att företagets ekonomi är god och de referenser vi sett är positiva.
Zeri Electris anbud innebär 79 laddboxar av märket Zaptec Pro installeras. Laddboxarna har lastbalansering och startas med en Rfid-bricka. Betalning av elförbrukningen sker genom elektronisk avläsning och dras sedan från det bankkort som brukaren registrerat. Företaget som administrerar detta heter Charge Node och de kommer att ta en avgift per förbrukad kwh vilket bedöms vara ett bättre alternativ än en fast abonnemangskostnad som andra företag erbjuder. Härutöver betalar man aktuellt rörligt pris för elen och nätavgift. Samfälligheten planerar för att kostnaderna för elförbrukningen skall vara självkostnadspriset.
I Zeri Electris anbud ingår också uppsättning av sex markskåp och kabeldragning mellan skåp och garagehusen. Den totala kostnaden för Zeri Electris anbud är 2 673 125 kr inklusive moms. Till detta kommer kostnaden för Göteborg Energis arbete, 269 375 kr, och den konsult från Vinnergi vi anlitat på 41 751 kr, båda beloppen inklusive moms. Den totala kostnaden för hela installationen blir 2 984 251 kr inklusive moms. Detta sagt med en viss reservation för att oförutsedda kostnader kan tillkomma under arbetets gång.
Styrelsen konstaterar också att det totala priset har ökat ganska mycket sedan vi undersökte marknaden för knappt 2 år sedan. Prisskillnaden mellan de 4 olika företag som lämnat anbud är dock inte särskilt stor vilket indikerar att priserna är realistiska även utifrån nuvarande höga inflation.
Naturvårdsverket bidrar med halva totalkostnaden upp till högst 15 000 kr för varje laddbox som installeras. Det samlade bidraget blir då 79 gånger 15 000 kr vilket blir 1 185 000 kr som utbetalas till samfälligheten. När vi fått bidraget från Naturvårdsverket återstår en kostnad på 1 799 250 kr. Per garageplats blir kostnaden då ca 23 000 kr.
Sammanställning kostnader före bidrag från Naturvårdsverket.
Zeri Electris 2 673 125 kr, Göteborg Energi 269 375 kr, Vinnergi 41 751 kr = 2 984 251 kr
Nedanstående tabell är en sammanställning av bidrag och slutlig kostnad. Innan vi haft slutliga förhandlingar med banken och Zeri Electris finns en viss osäkerhet kring de slutliga beloppen.
Bidrag Naturvårdsverket 1 185 000 kr, Slutlig total kostnad efter bidrag 1 799 250 kr, Slutlig ca kostnad per garageplats 23 000 kr.
Då besked om utbetalning från Naturvårdsverket kan dröja i flera månader behöver vi ta ett banklån på hela summan, dvs 2 984 250 kr, så att vi kan betala leverantörerna. När bidraget från Naturvårdsverket kommer så gör vi en engångsamortering av 1 185 000 kr för att därmed minska kvarvarande låne- och räntekostnader. I den första dialogen vi haft med banken har de sagt att räntorna på lånen kommer att vara i intervallet 7–10% och ha en amorteringstid på 4–5 år.
Nuvarande lån för bytet av radgaragetaken, som vi gjorde för några år sedan, kommer i huvudsak att vara slutbetalda 4e kvartalet 2023 men kostnaderna för de nya lånen kommer att bli högre än för det kvarvarande lånet för taken.
Om vi antar att lånet på 1 799 250 kr skall amorteras på 5 år till 8% ränta blir effekten på kvartalsavgiften per medlem ca 1 600 kr det första året. Innan vi fått bidraget från Naturvårdsverket blir räntan på det andra lånet (1 185 000 kr) mellan 300–375 kr per kvartal och medlem om räntan är mellan 8 till 10%. Sammantaget blir effekten således mellan 1900–1975 kr/kvartal/medlem. Obs att detta är endast preliminära siffror innan vi förhandlat med banken.
Styrelsen rekommenderar att de medlemmar som så önskar betalar sin andel av lånet i förskott, dvs 23 000 kr. Slutlig information om detta kommer att ske efter extrastämman. Genom förskottsbetalning minskar vi behovet av lån och åtföljande räntor både för samfälligheten och den enskilde.
Styrelsen har övervägt möjligheten att bara installera laddboxar för de medlemmar som önskar det, men styrelsen anser att laddboxar skall installeras på samtliga våra 79 platser. Skälen till detta är flera. Naturvårdsverket ger bara bidrag till samfälligheten, inte den enskilde, för varje laddbox som installeras. Om ingen laddbox installeras får vi inget bidrag och om vi installerar 79 laddboxar får vi också maximalt bidrag på 1 185 000 kr. Enligt anläggningsbeslutet skall alla kostnader för installationen delas lika mellan alla medlemmarna.
Observera att alla medlemmar får betala lika mycket oavsett om man får en laddbox eller ej och därför anser styrelsen att alla platser skall förses med laddboxar.
En annan fördel med att installera 79 laddboxar nu är att alla får samma typ av laddbox med samma tekniska egenskaper. Vi slipper därmed nya kostnader och extra administration för eftermontering av laddboxar för tex nyinflyttade eller när någon köpt en elbil. Eftersom anläggningsbeslutet kräver att alla medlemmar betalar alla investeringskostnader så skulle alla medlemmar även få betala för de laddboxar som i så fall installeras vid en senare tidpunkt. Det är inte heller säkert att nuvarande bidrag kommer att gälla eller att det ens går att söka bidrag senare.
I samband med installationen av elledningar och laddboxar kommer nuvarande jordade uttag (schukouttag) att tas bort. Detta för att förhindra laddning av bil eller andra effektslukande apparater genom schukouttaget som övriga medlemmar då får betala. Särskilt viktigt är att förhindra laddning av bil via schukouttaget pga de mycket stora riskerna för brand som uppstår vid långvarig hög belastning. I våra ordningsregler är sådan laddning redan nu förbjuden. Det kommer att finnas framdragen el till belysning och till de som har eldrivna garageportar då denna förbrukning är minimal. Vill man ändå ha ett jordat uttag i sitt garage kan man köpa en adapter med inbyggt jordat uttag som passar i laddboxen. Då betalar man för elen på samma sätt som när man laddar bilen.
Utöver laddboxar kommer viss tilläggsutrustning att installeras. Grävning för kablar mellan serviceskåp och radgaragen kommer också att ske. Inför monteringen av laddboxarna behöver garagens inre baksida tömmas på allt monterat och lösa tillbehör. Även taket ovanför garageporten när den är i uppfällt läge skall vara fritt. Allt detta för att montörerna skall kunna installera utrustningen. Arbetet kommer att påbörjas i slutet av augusti då vi återkommer med anvisningar.
Om extrastämman väljer att avslå styrelsens förslag kommer ingen installation av laddboxar att genomföras. Kostnaden vi haft för Lantmäteriet och Vinnergi måste dock ändå betalas. Vårt nya anläggningsbeslut gäller bara i fem år. Har inga laddboxar installerats till dess upphävs beslutet och en ny ansökan till Lantmäteriet måste göras om samfälligheten vill installera laddboxar i framtiden
Styrelsen förslag 1:
Styrelsen bedömer i nuläget att Zeri Electris anbud är det bästa när vi vägt samman pris, kvalité och övriga viktiga faktorer. I anbudet ingår även möjlighet att teckna avtal för elförbrukning på individnivå.
Styrelsen föreslår stämman att: godkänna Zeri Electris anbud på 2 673 125 kr för uppgradering av elnätet och installation av laddboxar med tilläggsutrustning på samtliga 79 radgarageplatser inklusive avtal för administration av individuell elförbrukning.
Styrelsens förslag 2:
Styrelsen kommer att söka bidrag av Naturvårdsverket för kostnaderna för projektet. Enligt nuvarande regler för bidrag kommer Naturvårdsverket att bidra med 1 185 000 kr. Den summerade kostnaden från Zeri Electric, Göteborg Energi och Vinnergi är 2 984 250 kr.
Vi behöver därför låna ca 1 799 250 kr men då det kan ta tid innan Naturvårdsverket betalar ut bidraget behöver vi också låna ytterligare 1 185 000 kr under den tid det tar innan bidraget utbetalas. Det lån som skall upptas för att täcka Naturvårdsverkets bidrag på 1 185 000 kr skall återbetalas i sin helhet när bidraget betalas ut.
Styrelsen föreslår stämman att: ta ett lån på högst 1 900 000 kr samt att under handläggningstiden innan Naturvårdsverket betalar ut bidraget ta ett lån på ytterligare 1 185 000 kr.
Styrelsens förslag 3
Medlemmarna skall betala de räntor och amorteringar som uppstår som en följd av de lån som föreningen tar av banken. Betalningen sker genom att kvartalsavgiften justeras med det belopp som motsvarar ränta och amorteringar på lånen.
Styrelsen föreslår stämman att: Ge styrelsen mandat att höja kvartalsavgiften till en nivå som motsvarar amorterings- och räntekostnader för lånen. För de medlemmar som betalt 23 000 kr i förskott skall deras kvartalsavgift anpassas till denna inbetalning.
Fullmakt
Varje fastighet har en röst på samfällighetens extrastämma. Om en fastighet har flera delägare (samäganderätt) har delägarna en enda röst tillsammans. Kan de inte komma överens om hur man skall rösta, får de inte rösta alls.
Om bara en av delägarna är med på stämman måste denne visa fullmakt från den eller de andra fastighetsägarna för att få rösta.
Fullmakt kan även ges till annan fastighetsägare i samfälligheten för att rösta på extrastämman. Då krävs att den eller alla de som äger fastigheten skriver på fullmakten.
Fullmakt gällande Backtorps Samfällighetsförenings extrastämma den 31 maj 2023, kl 1900.